Тур по программе

Исследуйте функции программы. Раздел регулярно дополняется новыми материалами.

Картотека клиентов и поставщиков вашего предприятия. Интеграция с ФИАС в режиме online.

Если вы контактируете с клиентами и поставщиками более одного раза, то создайте на каждого карточку «Новый контрагент», где будут зафиксированы их имена и фамилии, должности и звания, сопровождающиеся другой уместной или ценной информацией. 

Ввод в систему нового контрагента  со всеми реквизитами занимает меньше минуты. Необходимо ввести  название организации в поле «Название» и выбрать нужное юр. лицо из выпадающего списка. ИНН, фактический и юридический адрес, ФИО директора и все остальные данные юр.лица программа подтянет автоматически из базы  федеральной информационной адресной службы и сохранит их в карточке контрагента. По такому же принципу подтягиваются и банковские реквизиты: достаточно ввести его БИК. Кроме этого, интеграция  с  ФИАС позволяет проверить состояние юр. лица прямо из системы: действует оно или находится в процессе ликвидации. 

Добавьте ниже имя и фамилию любого из числа тех, с кем ведете переговоры в этой организации. Тогда, прежде чем увидеться с этими людьми в очередной раз, вы сможете обратиться к своей картотеке, чтобы освежить в памяти и иметь под рукой все необходимые имена и фамилии.

С помощью этого блока вы сможете существенно экономить время на содержание в порядке самого главного файла организации. 

Настройка форм карточек, табличных форм, кнопок меню в системе под бизнес клиента

Самой главной и отличительной особенностью от других CRM и ERP систем является то, что наша система может подстраиваться под Ваш бизнес.

Формы карточек настраиваются индивидуально под потребности сотрудников, например:

  • количество полей,
  • поля обязательные к заполнению,
  • последовательность полей (расположение полей в карточке),
  • поля с активными ссылками (сайты, ссылки на сторонние сервисы, соц. сети),
  • ссылки в другие блоки программы.

Карточки настраиваются под Ваши предпочтения.

Все табличные формы так же могут быть настроены, например:

  • таблицы заказов и работ по ним,
  • таблицы задач,
  • таблицы документов и др.

Вы сможете получать всю необходимую информацию в привычной, удобной для Вас форме.

Основное меню программы так же настраивается под привычные для вас термины. Отдельные части меню могут скрываться в зависимости от уровня доступа каждого сотрудника (подробнее «Настройка прав доступа»).

Калькулятор продаж и индивидуальная форма заявки

В системе можно построить калькулятор продаж, индивидуальный для каждой организации. Также в системе можно индивидуально настроить формы заявок. Поля в калькуляторе и заявке формируются согласно Вашим пожеланиям. Это позволяет менеджерам при первом обращении заказчика быстро и удобно зафиксировать данные, которые будут необходимы для реализации его заказа.

Интеграция со специальными производственными программами расчёта

Если вы пользуетесь специализированной программой расчета, то при формировании рабочей спецификации есть возможность импортировать результаты расчета. Далее эта информация используется в складских операциях по списанию и оприходованию и анализе себестоимости. Если вы привыкли рассчитывать все в Excel, программе, которая также позволяет производить сложнейшие технологические расчеты, то ИНСТРУМЕНТ ДИРЕКТОРА позволит вам импортировать Excel-таблицы и также использовать информацию в дальнейшей работе.

IP-телефония в системе «Инструмент Директора»

Современные компании стараются фиксировать буквально все, что связано с их взаимодействием с клиентами. Как тут обойти стороной и не контролировать телефонные разговоры специалистов с вашими заказчиками?
В нашей системе можно позвонить, нажав на кнопку в карточке клиента (не используя телефонный аппарат!). Можно послушать записи разговора: свои и подчиненных сотрудников, получить полнейшую статистику по звонкам: кто, когда, сколько звонил и т.д.

Использование инфомата

Инфомат — это устройство, наличие которого в трудовом пространстве специалиста делает его автоматизированным рабочим местом. Он может быть установлен, например, в производственном цеху. Автоматизирует работу таких специалистов, как токарь, фрезеровщик, слесарь-сборщик и других. Служит для оперативного получения заданий, а также для ввода обратной связи о выполнении. Входит в единую систему управления предприятием. Дисплей инфомата является интерактивным (как на планшетах), что дает возможность специалисту и принимать разнарядки, задачи, заказы и т.п., и сообщать об их готовности.

Быстрые продажи

Пожалуй, многим знакома ситуация, когда все переговоры с клиентом проведены успешно, вы пришли к согласию и по цене и по условиям, остается только закрепить на бумаге все достигнутые соглашения и приступить к работе, но!.. Составление договора и другой документации настолько скучная и утомительная процедура для вас, что к ней никак не хочется приступать. В итоге сделки могут откладываться изо дня в день и даже так и не реализоваться вообще… Наша программа станет для таких людей спасением, потому что документы с его помощью готовятся за 3-5 минут! Быстро заполняем реквизиты (а мы помним, что с внедренной в ИНСТРУМЕНТ ДИРЕКТОРА федеральной информационной базой это делается в “два с половиной” клика мышкой), вносим в специальные поля параметры сделки (количество,цена, срок) специфические условия (если они будут). И все! Договор, счет, с уже проставленными печатью и факсимильной подписью улетает на почту заказчику.

Дерево субподрядчиков и поставщиков

Весьма актуальная функция, которая позволяет систематизировать информацию по множеству участников одного проекта, хранить все касающиеся их документы и материалы. Таким образом, вы перестанете путаться в подрядчиках подрядчиков, и сможете навести среди них порядок.

Особенно эта функция понравилась строителям-генподрядчикам, которые благодаря ней видят полную картину строительства какого-либо объекта со всем документооборотом.

Блок задач

Поставить задачу в нашей системе легко:

  • назначаем сотрудника
  • устанавливаем дедлайн
  • пишем задачу

Дополнительно уведомить сотрудника можно по SMS или по Email. Привязать к задаче клиента, товар, документ, бизнес-процесс можно используя вкладку “Привязка”. Информировать о поставленной задаче других сотрудников можно через “Ознакомительный лист”. В “Чек-листе” задачу можно разбить по пунктам. Вкладка “Метки” предназначена для сегментации. Кроме того, к задаче можно прикрепить файл.

Документооборот

Согласование документов происходит в онлайн-режиме, без лишних хождений по кабинетам.
Для документа задается маршрут и участники, которые будут его согласовывать.

Пример: необходимо согласовать счета на оплату. Участникам рассылается уведомление в системе, они согласовывают или пишут в комментарии, что их не устраивает. Согласование происходит с мобильного телефона или с любого удобного устройства.
Схожий принцип работает при согласовании других документов. Когда документ утверждает руководитель, в нем появляется факсимиле подписи и печати.

Система позволяет быстро создавать документы, благодаря сохраненным шаблонам. Однажды созданный шаблон используется дальше, а данные и реквизиты контрагента переходят автоматически из его карточки.

Систему можно настроить так, чтобы в договор проставлялись любые параметры, имеющиеся в наличии. Сэкономленное время сотрудники потратят на решение более важных задач.

Настройка отчетов

Любой параметр, который можно посчитать, можно вывести на рабочий стол сотрудника, руководителя, учредителя в виде online отчета.

С внедрением системы вы забудете о том, что отчеты нужно готовить: они уже есть online.

Склад

Получайте необходимые данные по складу или работы со складом, не выходя из системы управления предприятием.

Полноценный складской модуль внутри системы включает в себя:

• автоматическое штрих-кодирование, QR кодирование товара.

• кодирование  RFID  метками

• фотографию товара

• аналоги товаров

• выставление статуса товара

• автоматический контроль неснижаемого остатка, привязанный к «Паникеру предприятия»

В чем заключается автоматический контроль неснижаемого остатка?

При достижении определенного лимита товара на складе автоматически формируется заказ поставщику. Форма заказа отправляется по электронной почте и уходит уведомление ответственному сотруднику, логисту или снабженцу. Если критический остаток сохраняется больше допустимого времени, то информация появляется в «Паникере предприятия».

Отдел кадров

В системе есть все необходимые функции для работы с кадрами:

• должностные инструкции  (они не пылятся под столом, а находятся в постоянном доступе как для сотрудника, так и для руководителя)

• функциональные обязанности сотрудника.

• учет заработной платы: как повременной, так и сдельной

• учет премий и депремирований

• учет материальных ценностей, за которые отвечает сотрудник (отображается в карточке сотрудника)

• личные данные, например, ФИО, контакты, фото

• образование, опыт работы

• обучение

• уровни доступа в систему

• допуски к работам и другие данные

В системе хранится и сквозная информация обо всем, с чем отдельно взятый сотрудник работает. Это могут быть: договора, бизнес-процессы, задачи, периодические задачи, контрагенты, события, инструкции и пр.

Снабжение, заявка на материалы и дальнейший учет.

Как в системе организовано снабжение?

Сотрудник подает заявку на покупку.
Заявка попадает в работу в отдел снабжения.
Снабжение связывается с поставщиками данного товара, получает счет и отправляет его с помощью системы в бухгалтерию.

В то же время руководителю приходит уведомление о согласовании данной покупки.
Если покупка одобрена, бухгалтерия оплачивает счет и отправляет заявку со статусом «оплачено» обратно в отдел снабжения.

Снабжение занимается доставкой товара. Узнать подробнее о логистике в системе можно в соответствующем разделе.
Перемещения данной заявки со всеми статусами видны сотруднику, который ее создал. Таким образом исключаются долгие переговоры по телефону.

Автоматическое формирование конкурентных листов

Конкурентный лист формируется автоматически при вводе в систему счетов поставщиков на основании заявки на материлы от сотрудника организации. Далее, сформированный конкурентный лист отправляется на согласование ответственному лицу. Согласование может производиться с любого устройства, включая мобильный телефон. Маршрут конкурентного листа прописан таким образом, что при согласовании, в системе автоматически формируется прямое указание бухгалтеру на оплату согласованного счета.

Логистика

Как организация доставок настроена в системе?

1. Вводятся данные об автомобилях и водителях, которые работают с предприятием.
2. Автомобили сегментируются, грузовые, по тоннажу и легковые.
3. Когда нужно что-то доставить, снабжение определяет параметры груза и вносит в систему. Система сама рассылает уведомления водителям.
4. Первый откликнувшийся получает заказ на доставку.

Благодаря системе, оперативность доставок повышается в разы. Когда товар поступает на склад, сотрудник, оформивший заказ, получает автоматическое уведомление.

Автотранспорт

Какие задачи может решить система?

Автоматические ежедневные отчеты по расходу ГСМ и по пробегу. Документооборот в электронном виде — благодаря этому, отпала необходимость собирать отчеты на бумажных носителях.

Пример внедрения:
Большое предприятие, 100 машин, которые находятся в разных городах. Путевые листы приходят в бумажном виде. Сотрудник бухгалтерии переносит данные в Excel-таблицу для учета и аналитики. Разрыв в обмене данных составляет месяц.

Мы создали удалённое рабочий место и дали возможность заполнять путевой лист с телефона и/или компьютера. Вносить нужно только суточный пробег. Остальные данные, например, ФИО, марку машины, гос. номер, система подтягивает автоматически. как только водитель входит в программу со своим логином и паролем.

После обязательного медицинского осмотра врачи заносят данные в программу. Если показания давления превышают норму, то руководитель получает автоматическое уведомление.
Благодаря «Инструменту директора» сократился месячный разрыв в обмене информацией, снизился расход бензина.

Поисковик

Система оснащена сквозным поиском по  всем блокам и разделам. Для того, чтобы найти информацию по любому вопросу предприятия, достаточно ввести ключевое слово поиска. И Вы будете приятно удивлены, когда в результате поиска будет собрано все, что относится к Вашему запросу. Например, звонит клиент и хочет узнать, в каком состоянии его заказ. Набрав в поисковике фамилию клиента или название заказа, сразу видите, что его заказ скомплектован на 87%.

Контрагенты

В системе легко и просто найти любой контакт любого специалиста всех контрагентов тем вашим сотрудникам, у которых есть соответствующие доступы. Есть уведомление менеджера о дне рождения клиента. В системе вашим сотрудникам доступны контакты специалистов контрагентов вашей компании. Естественно, для этого сотрудникам настраиваются соответствующие доступы. Таким образом, вы обеспечиваете условия для эффективной коммуникации с партнерами и не допускаете утечек. Также предусмотрена возможность блокировки на скачивание базы контрагентов. Есть история взаимоотношений с контрагентом по количеству заказов, событиям, договорам, взаиморасчетам, задачам, связанным с ним, доставкам. В системе есть возможность для постоянных клиентов создавать личные кабинеты. С помощью личного кабинета можно осуществлять весь документооборот, исключая почту.  Для этого используется удобная встроенная служебная переписка. Поэтому можно легко поднять любой документ, отправленный через личный кабинет, независимо от его давности и от того, кто работал с этим клиентом.

Календарь событий

Ни один телефонный звонок, входящая почта или посетитель не забудется. С помощью системы можно закрепить все входящие обращения за разными сотрудниками для последующей коммуникации их с клиентами. Можно запланировать на будущее событие, поставить уведомление SMS или  Email, чтобы его не пропустить. Календарь событий — это полноценный планировщик Вашего рабочего дня, недели, месяца… Представьте, что у каждого сотрудника в компании появился личный секретарь, который напоминает о важных делах! Календарь событий можно также применять для личного использования (события можно настраивать так, чтобы кроме Вас его никто не увидел).

Рассылки

Система интегрирована с ведущим сервисом email рассылок UniSender. Позволяет быстро отправлять множество коммерческих предложений, писем с поздравлениями и т. п. сегментировано по базе клиентов. Ваши письма защищены от попадания в Спам. Управление рассылками происходит не выходя из системы.

Корпоративная почта

Корпоративная почта встраивается в систему, даже если у Вас несколько ящиков. Благодаря этому вся Email переписка собирается в одном месте.  Почта от клиентов приходит ответственным менеджерам непосредственно в систему. Из письма, пришедшего от клиента легко запустить бизнес-процесс или сделать заявку, нужные данные подставляются автоматически.

Автоматизация бизнес-процессов

Мы автоматизируем бизнес-процессы на Вашем предприятии. В начале идет проработка бизнес-процессов со всеми участниками, утверждение у заказчика, далее мы настраиваем бизнес-процесс в системе. Обучаем сотрудников. И бизнес-процесс начинает работать в автоматическом режиме, согласно настроенных по времени контрольных точек. Одним из этапов бизнес-процесса может быть составление технологической карты и калькуляции себестоимости изделия. Подробнее об этом описано в разделе “Технологическая карта и калькуляция”.

Технологическая карта и калькуляция

Технологическая карта — это документ, описывающий все необходимые условия для производства того или иного продукта, включающий в себя:

  • готовую продукцию
  • материалы
  • инструменты
  • расходные инструменты
  • операции
  • тех условия.

На основании тех. карты можно составить калькуляцию себестоимости изделия или проекта.

Настройка прав доступа

Каждый сотрудник заходит в систему под своим индивидуальным логином и паролем. Администратор системы согласно штатного расписания настраивает уровень доступа каждого сотрудника. Можно добавить и убрать доступ к определенным разделам системы. Настройки доступа в системе очень гибкие. Можно настроить запрет на удаление даже собственных записей по клиентам, товарам…

Управление финансами

В любой момент мы видим финансовое состояние по любому контрагенту. Есть уведомления ответственным сотрудникам по отсроченным платежам. Можно посмотреть историю оплат. При начислении зарплаты сотрудникам, автоматически учитываются премии и депремирования за не вовремя выполненные задачи. С системой легко вести учет хозрасходов. Вы будете видеть, кому, когда, сколько денег было выдано.

Паникер предприятия

В любое время, увидев на главном экране красную лампочку вместо зеленой, Вы понимаете, что в каком-то отделе просрочено выполнение какой-либо задачи или бизнес-процесса. Нажав на эту лампочку, Вы легко находите отдел и сотрудника, у которого произошла задержка в производственном процессе. Теперь Вы можете оперативно отреагировать. Ценность Паникера заключается еще и в том, что каждый сотрудник точно знает, что если он просрочит что-то в процессах предприятия, то это моментально станет известно руководству и будет стараться этого не допускать.

Внутренняя служебная переписка с привязкой документов

В системе есть возможность внутренней служебной переписки с привязкой к обсуждаемому документу. Затраты на телефонные переговоры для филиальной сети будут минимальны. Также, если сотрудник находится не в режиме online, можно отправить уведомление о получении комментария по sms или на почту.

Подключение IP-камер

Любому отделу можно привязать ip-камеру. И если открыть в системе соответствующий отдел, можно сразу увидеть  online-трансляцию из этого отдела. С помощью данной функции можно эффективно бороться с опозданиями. В начале рабочего дня, например в 8:00, IP-камерами делается фотографирование рабочего пространства и фото отправляется контролеру-табельщику. Изображение с IP-камеры может транслироваться в личный кабинет клиента, показывая ему, что происходит с его заказом.